課前導(dǎo)語

        “云銳大講堂”是云銳集團(tuán)針對(duì)集團(tuán)內(nèi)部員工推出的一系列以“職場(chǎng)晉升”和“職業(yè)技能提升”為主要內(nèi)容的培訓(xùn)課程，由公司高層擔(dān)任主講師，每周一節(jié)，向參與課程的員工無私分享自己多年的職場(chǎng)心得和寶貴的職業(yè)技能。

        講師介紹

主講師：劉剛

北京云廣廣告有限公司副總經(jīng)理

《如何提升工作效率&管理能力》PART 1

劉剛：

       大家好，我是云廣廣告的劉剛。我們可以看到，在培訓(xùn)內(nèi)容里，有四部分，那么因?yàn)闀r(shí)間關(guān)系和培訓(xùn)效率的關(guān)系，今天只講第一部分“管理的基本知識(shí)”。

       01管理的基本知識(shí)

在大家來看，管理的基本知識(shí)都是屬于這種教科書式的內(nèi)容。但是從我從業(yè)，甚至說是從事管理多年的經(jīng)驗(yàn)里總結(jié)了一些小技巧，真正在做管理的時(shí)候，應(yīng)該重視哪些要點(diǎn)。

       五大職能

       首先要講管理概論的五大職能，作為一個(gè)管理者，首先你要具備的能力、計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制。

這里面跟大家說幾個(gè)英文的單詞，一個(gè)是PCM，一個(gè)是PDCA，相信大家做管理或沒做過管理都知道，就是計(jì)劃，執(zhí)行，檢查，然后再去行動(dòng)。

PCM是什么？ 

       實(shí)際上P就是Professional 專業(yè)。C就是coach教練，M就是manage管理。

為什么在管理的過程中，大家只需要記住PCM，不管是我們?cè)谧鋈魏尾块T，還是一個(gè)小組織，甚至說是一個(gè)系統(tǒng)，這些都少不了PCM這三個(gè)角色。

       P是什么？

       就是當(dāng)你在做管理的時(shí)候，要清楚的認(rèn)知到你的體系里面，什么人是專業(yè)的，這種專業(yè)分為幾個(gè)組織，是什么樣性能的組織？你這個(gè)部門它具體是干什么的？

       在你確定部門屬性之后，要明白部門里面需要什么專業(yè)的人。那所謂專業(yè)的人，是具備一定專業(yè)技巧的，比如有專業(yè)做數(shù)據(jù)，專業(yè)跟客戶做溝通，專業(yè)為客戶做優(yōu)化，專業(yè)做作圖，專業(yè)做效果的，這些都是專業(yè)的崗位。

在這個(gè)P上面是有兩個(gè)方面，一個(gè)方面是是否能分辨出來組織內(nèi)部誰具備什么樣的專業(yè)能力并放在專業(yè)的崗位上，一個(gè)方面就是我們所說的C。

       C是什么？

       C就是coach意思是教練。怎樣成為一個(gè)教練？當(dāng)你培養(yǎng)人才時(shí)，比如這個(gè)人在溝通能力，橫向思維能力，以及團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)和管理能力上有一定潛力，如何去培養(yǎng)他，讓他成為一個(gè)管理者。當(dāng)管理的人員一定要具備這樣的意識(shí)，才能讓這個(gè)團(tuán)隊(duì)發(fā)揮最大效果。

如果你只是覺得當(dāng)一個(gè)管理者，就是拿著一個(gè)鞭子不停在抽下去，那么你頂多就是一個(gè)監(jiān)工，而對(duì)于你自身和職業(yè)發(fā)展的話，不會(huì)有太大的上升空間。所以管理層在我們的思維意識(shí)里，必須得要有育人方法和意識(shí)。

       我們所說的PDCA就是當(dāng)管理最基本的意識(shí)，不管在做什么樣的工作，都要先有計(jì)劃，再去執(zhí)行，復(fù)盤，然后重新制定計(jì)劃去執(zhí)行，這是一個(gè)無限循環(huán)。只有在這樣過程中，我們自身以及我們的團(tuán)隊(duì)才會(huì)不停上升和增長(zhǎng)。

       M是什么？

       就我自身而言，更希望自己不是一名管理者，而是一名操盤手。這個(gè)盤就是公司給了我一個(gè)什么樣的工作。我下面負(fù)責(zé)了多少人，每一個(gè)人都是我的盤。

       一方面可以認(rèn)為它是一個(gè)股票，怎樣讓它漲起來。另一方面從人員角度來講，每個(gè)人都是我的一顆棋子，怎么把每顆棋子都發(fā)揮出它最大的效果，所以這就是我給自己的定位。其實(shí)管理者它就是一個(gè)操盤手，如何能控好你的盤，這是需要認(rèn)真思考的。

       為什么說管理實(shí)際上是賦予一個(gè)人一種角色？這種角色是有一定的管理環(huán)境，有些部門可能比較特殊，它是需要多兵種去協(xié)作，但是這些兵種都會(huì)在一個(gè)部門內(nèi)。那這樣的話你就要去了解這些人每個(gè)人的特點(diǎn)和角色，以及它的輸出內(nèi)容。

       02管理的五大任務(wù)

       管理的五大任務(wù)是指什么呢？

1-制定目標(biāo)

2-組織實(shí)施

3-正確決策

4-有效監(jiān)控

5-培育人才

        我們管理者首先要制定目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)實(shí)際上是公司制定的目標(biāo)，但是需要自己不停完善和優(yōu)化。

        用我所說的PDCA，它一方面是為了完成公司給我們制定的KPI，另外一方面是要看自己在組織里面，以及自己所負(fù)責(zé)的，現(xiàn)在有什么樣的問題，我們每個(gè)人的專業(yè)度上，現(xiàn)在是不是OK，我們?cè)诿恳粋€(gè)組織里面，是不是有一個(gè)比較清晰的目標(biāo)，我需要這個(gè)專業(yè)度至少能達(dá)到一個(gè)什么樣的程度和水平。如果沒有達(dá)到，那我如何去協(xié)調(diào)我在管理者的權(quán)利，以及如何找出Coach這樣一個(gè)資源去提升。

        這些也是在給自己作為管理者來制定目標(biāo)。具體的實(shí)施是在制定目標(biāo)的時(shí)候，你要清晰地知道為什么你是一個(gè)管理者，而別人不是。

有些方面可能是你具備足夠的經(jīng)驗(yàn)，可能你是從一線員工過來，比如銷售。舉個(gè)例子，我要求我現(xiàn)在一天的電話量是100個(gè)，我覺得這個(gè)電話量實(shí)際上還可以再提升。那么給自己定一個(gè)目標(biāo)，要求電話量漲到200個(gè)，但實(shí)際上是不合邏輯，不符合現(xiàn)實(shí)。

        在做管理時(shí)，你制定的目標(biāo)，一定是可實(shí)施可達(dá)成的。在你制定了這樣的目標(biāo)之后，還要去思考如何去做。而不是喊一句口號(hào)。今天100明天110后天就能到120，而在這個(gè)過程中，需要分析它怎么樣從100變成110。

        我們從時(shí)間上分析，早晨八點(diǎn)來，晚上八點(diǎn)走就打100個(gè)電話，但是我們看一下中間的過程，是不是中午休息了兩到三個(gè)小時(shí)？那在這樣的時(shí)候壓縮一下時(shí)間，是不是就能多撥出十個(gè)電話，或者我在電話量的要求上有什么樣的改善？以前電話接通30分鐘才算一個(gè)有效，那現(xiàn)算5分鐘為一個(gè)有效，盡量把電話內(nèi)容變得更有價(jià)值，而不是讓這個(gè)過程變得很長(zhǎng)。

        所以在我剛才所說的這個(gè)管理的五大任務(wù)里面，包括制定目標(biāo)，組織實(shí)施，正確決策，有效監(jiān)控以及培育人才，都會(huì)圍繞著育人去組織分配，這些邏輯內(nèi)容再怎么變化，實(shí)際上還是PCM的內(nèi)容。

       03管理者需要具備的技能

         管理者需要具備三大能力：

-專業(yè)技能

-人際技能

-概念技能

專業(yè)技能

       我們首先要清楚管理者真正的方向是什么管理者應(yīng)該有什么樣的心態(tài)，有什么樣的格局，什么樣的意識(shí)。當(dāng)我們有了這樣意識(shí)之后，還需要去補(bǔ)充一些能力。

       所以作為管理者，需要具備的技能，首先就是你為什么能當(dāng)管理者，因?yàn)槟銓I(yè)，有些時(shí)候像我們現(xiàn)在這種模式，大家來了之后，HR已經(jīng)把人員配備好了，經(jīng)過一段時(shí)間的努力脫穎而出成為管理者。

        但另一些環(huán)境下，只有你一個(gè)人，讓你去破荒。如何把一個(gè)人搭建出來一個(gè)組織，從一個(gè)組織變成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，在從一個(gè)團(tuán)隊(duì)變成一個(gè)公司，因?yàn)樵谶@里面你是最專業(yè)的。如果你都不夠?qū)I(yè)，就不知道你需要什么樣的人，如果你都不夠?qū)I(yè)，你也無法去培養(yǎng)新人，所以作為一個(gè)管理者，一定是在專業(yè)能力上是沒有問題的。

        那么反思回來，我做了管理之后，學(xué)習(xí)能力是不是在下降，如果在下降，那下面員工的能力在不停增長(zhǎng)，你如何去帶領(lǐng)他？他如何去認(rèn)可你？所以說在這個(gè)技術(shù)技能里是一個(gè)非常核心和非常重要的點(diǎn)。

        管理必須要不停的去學(xué)習(xí)，不僅要成長(zhǎng)，只有你成長(zhǎng)了，你才能讓你下面的人去進(jìn)步，才能教給他們更多。

人際技能

       那么第二個(gè)就是人際技能，因?yàn)槲覀儾还苁悄睦?，一個(gè)部門一個(gè)公司，甚至一個(gè)小團(tuán)體，每個(gè)人都有自己的崗位職責(zé)，需要非常強(qiáng)的溝通與交際能力，這種能力是幫助大家更快獲取資源，甚至能更有效地推動(dòng)事物發(fā)展。

       概念技能

       那么再下來的話，作為管理者比較重要一點(diǎn)，就是我前面所說的格局。如果我們的管理只是看著眼前能看到的事物范圍，那其實(shí)你的發(fā)展就很局限。

       我們經(jīng)常會(huì)說這個(gè)人的思維思路，是否會(huì)橫向思維？是否會(huì)舉一反三？因?yàn)樵谧龉芾韺拥臅r(shí)候，經(jīng)常遇到一些需要去做判斷的問題。不管是人與人之間還是事與事之間。

       舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子，有員工反饋一個(gè)事情到你這兒，我們從最直接的感覺上，是聽他的一面之詞，從他的角度上來看，覺得說的對(duì)，但是我們?cè)偃タ匆幌赂@個(gè)員工所反饋的相關(guān)人員或事物，他們是如何來看待這件事兒。多經(jīng)過幾次溝通和了解，我們才能真正的去客觀判斷，這樣我們從管理上而言，會(huì)讓別人更認(rèn)可，同時(shí)也會(huì)更加堅(jiān)定自己在管理上的自信心。

       04有效的管理標(biāo)準(zhǔn)

講了這么多，今天我們圍繞的主題是如何有效率的去管理。

       低效能 低效率

        如果我們?cè)诠芾砩铣霈F(xiàn)了低效能和低效率的事，作為管理者，首先要想到為什么？

       有一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，就是你的目標(biāo)出現(xiàn)了問題。那你的目標(biāo)制定并產(chǎn)生了偏差的時(shí)候，無論在這個(gè)目標(biāo)上使出多大的勁，投入多大的人工成本，最后得出來的效率都是非常低的。

       所以在管理層我們所說的PDCA這個(gè)過程中，你明確的就是目標(biāo)現(xiàn)在是否正確。當(dāng)你明確了目標(biāo)是錯(cuò)誤的情況下，就得及時(shí)調(diào)整。

高效能 低效率

       那么接下來就是高效能的低效率，從銷售的角度來講，我們花了非常大的時(shí)間成本，人力成本和物力成本盯著一個(gè)客戶，這個(gè)客戶給我們帶來的效益是100萬，結(jié)果我們?cè)谶@個(gè)客戶上面投入的人力成本是四到五個(gè)人，時(shí)間成本兩到三個(gè)月，結(jié)果帶來的效益是100萬。

       從效率上面來講是非常差的。那我們?cè)谶@種情況下是否要考慮與其這樣做，不如把這四五個(gè)人去開可能五六百萬的單，在兩三個(gè)月，它所貢獻(xiàn)出來的效益可能是三百萬到五百萬。所以在這種情況下，大家也要去判斷如何權(quán)衡時(shí)間和資源上的配置。

       如果是低效能高效率的話，這個(gè)時(shí)候是說我們?cè)谝恍?qū)動(dòng)力上是沒有得到最大的發(fā)揮，大家都覺得這個(gè)效率是非常高的，比如我要求大家每天打一百個(gè)電話，可能每天早晨來我什么都不干，我就無腦輸出打一百個(gè)電話，但最后沒有任何產(chǎn)出。所以這幾個(gè)點(diǎn)是每天每個(gè)工作環(huán)節(jié)中都會(huì)出現(xiàn)的。

       高效能 高效率

       那最重要的就是高效能高效率，就是我們要不停的去反思，不停的去總結(jié)，在每一個(gè)事物上，我們都要去想如何在工作上找到這個(gè)完美的切合點(diǎn)，那這個(gè)點(diǎn)是由什么帶來的？它是如何產(chǎn)生的，是否能copy到其他項(xiàng)目里？那就要繼續(xù)去延續(xù)去追求。所以有效的管理=效率+效能，最后等于業(yè)績(jī)水平提高。其實(shí)我總結(jié)的就是方向永遠(yuǎn)要比速度重要，速度永遠(yuǎn)要比質(zhì)量重要，一旦清楚了目標(biāo)，我們才能真正地快速抵達(dá)終點(diǎn)。

       為什么說速度比質(zhì)量重要，我們所謂現(xiàn)在的市場(chǎng)商場(chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，當(dāng)你決定好這個(gè)方向的時(shí)候，一定要快速鋪進(jìn)去，去迫使這件事。只有速度起來了，才有足夠的時(shí)間去試錯(cuò)，才能發(fā)現(xiàn)在這個(gè)方向正確的情況下，到底有幾種方式達(dá)到目標(biāo)，只要你比別人快，最后你就能比別人更成功。所以在某些事物上，我們追求的是快，而不是穩(wěn)扎穩(wěn)打的去做事。

       我會(huì)經(jīng)常跟銷售團(tuán)隊(duì)的小伙伴們?nèi)ブv，在開戶的時(shí)候不要講我們有多大的競(jìng)爭(zhēng)力，客戶會(huì)不停的來套我們的政策。我們就簡(jiǎn)單粗暴的把戶開進(jìn)來，剩下的之后我們?cè)僬?。?shí)際上就是速度比質(zhì)量重要，你一直追求質(zhì)量，現(xiàn)在跟客戶講，來了之后必須要花多少錢，如何投放，好跟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有個(gè)交待，在這個(gè)過程中，客戶已經(jīng)詢價(jià)了多家公司，到最后我們只是一個(gè)參照物，而不是客戶真正的目標(biāo)。

        所以速度一定是最重要。甭管說什么，先把戶開出來，后面再談，至少是拿住了決策權(quán)。

       05有效的管理工具

       在有效的管理工具里，在我來看，系統(tǒng)地舍棄是非常重要的。

        系統(tǒng)地舍棄

       可以這樣理解，這個(gè)系統(tǒng)可以稱為一個(gè)組織，相當(dāng)于你的部門。要知道什么時(shí)候該取舍，要會(huì)分清現(xiàn)在的局面，最終我要的結(jié)果是什么。如果是跟客戶之間，或者對(duì)公司的一些任務(wù)上我該怎樣去做取舍，甚至在對(duì)部門的管理上，是否能系統(tǒng)的去放棄一些人。

所以這里又有一個(gè)新的概念，當(dāng)管理者的話，是否有足夠強(qiáng)大的人格魅力，讓人無條件的為你做任何事。或者你具有一定的魄力，具備殺傷力。這個(gè)殺傷力并不是員工做不好我們就去懲罰。但是當(dāng)你的系統(tǒng)真正出現(xiàn)問題的時(shí)候，你如何系統(tǒng)的去放棄某些人？所以作為管理層是需要獨(dú)立思考的。

         可能某些人跟我私下關(guān)系很好，不代表我們?cè)诠ぷ魃暇涂梢詿o條件放低底線。在管理上它是一件非常嚴(yán)格且殘酷的事。因?yàn)樗狭藞F(tuán)隊(duì)的后腿，甚至沒有對(duì)你負(fù)責(zé)。所以在有效的管理工具里，我們把系統(tǒng)舍棄排在第一位。

剩下的目標(biāo)管理，有效會(huì)議，報(bào)告系統(tǒng)，人崗匹配和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估，這些都是日常面臨的，實(shí)際上我們都是在這個(gè)大的系統(tǒng)里去運(yùn)作，自然而然大家就會(huì)具備這樣的能力。但是當(dāng)你要成為一個(gè)真正的管理者時(shí)，必須具備的就是系統(tǒng)地舍棄。

       任務(wù)分解

        在這個(gè)過程中，還有一個(gè)就是任務(wù)分解，也就是說目標(biāo)管理和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估可以合稱為任務(wù)分解。任務(wù)分解是一門藝術(shù)，它是一個(gè)多元化的東西，任務(wù)分解不單是在管理上面，也反映在生活的點(diǎn)點(diǎn)滴滴上。

        比如我從男生的角度出發(fā)，早上八點(diǎn)上班，到公司需要十分鐘，七點(diǎn)半起床，我能一邊洗臉一邊刷牙，一邊刮胡子一邊上廁所，這些我都可以同時(shí)去做，但是并不影響我正點(diǎn)上班。其實(shí)這個(gè)就是任務(wù)分解。如果把它按照標(biāo)準(zhǔn)化流程來做，起床必須要先刷三分鐘牙刷，然后上五分鐘廁所，然后再花五分鐘整理儀容儀表，必須要按照這樣的流程來做的話，效率肯定是很低的。

        在我們的工作中，任務(wù)分解是非常有意思的。例如手下有多少個(gè)人？有多少個(gè)男的，有多少個(gè)女的？這些人的性格和思維模式是什么樣的？他們現(xiàn)在的經(jīng)驗(yàn)是什么樣的以及這段時(shí)間內(nèi)的情緒如何？這些都會(huì)影響到你在任務(wù)分解上的判斷。

       我們大部分人做任務(wù)分解，實(shí)際上不負(fù)責(zé)任的。為什么呢，就是工作量平均分，這樣大家都覺得公平。有些人經(jīng)驗(yàn)比較豐富得到的工作量較多，他會(huì)覺得憑什么我要干這么多？有些人經(jīng)驗(yàn)不足，分的少了，那別人也會(huì)心里不平衡，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的情況。

       但作為管理層而言，你最終負(fù)責(zé)的目標(biāo)是什么？負(fù)責(zé)的目標(biāo)就是完成KPI，在完成KPI這個(gè)大方向上，如何去拆分每一個(gè)人的方向。所以在目標(biāo)管理和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估里，存在對(duì)任務(wù)分解的細(xì)節(jié)不夠到位。

        從銷售層面而言，以訂單量為結(jié)果定目標(biāo)，但任務(wù)分解不能只是分解結(jié)果，要對(duì)過程，要對(duì)時(shí)間進(jìn)行分解，為什么你是管理層？因?yàn)樽约焊蛇^這些事兒，知道在什么樣的節(jié)點(diǎn)上應(yīng)該怎么做。任務(wù)下來后，要如何去拆分，如何分配到每一個(gè)人，甚至在他的過程指標(biāo)里能否找出節(jié)奏性？在任務(wù)分解上是存在多個(gè)維度的，就看你的人格夠不夠分裂，思維夠不夠發(fā)散，這樣才能把任務(wù)拆分的足夠細(xì)。

       今天我所講的就是一些管理的概論，大家要本著一顆育人的心，怎么樣去把自己的部門去培養(yǎng)起來。因?yàn)槟憔褪沁@個(gè)部門的核心。

以上就是我的分享，感謝大家！